Le système de notification des émissions et échange entre opérateurs désignés est régulé par l’article 06-002 du Règlement de la Convention, qui stipule que chaque nouvelle émission de timbres-poste est notifiée par l’opérateur désigné concerné à tous les autres opérateurs désignés par l’intermédiaire du Bureau international. Ce système fait l’objet du bulletin «Timbres-poste – Informations et répartition», publié ci-dessous.
Cette activité a pour but de combattre les émissions illégales et de renforcer la coopération entre les opérateurs désignés en matière d’innovation technique ou marketing. Elle contribue également à la promotion de la philatélie à une large échelle.