L’Union postale universelle (UPU) établit des règles visant à garantir que chaque opérateur désigné assurant la distribution du courrier international soit rémunéré par l’opérateur désigné expéditeur pour le traitement et la logistique du courrier arrivant et elle veille à leur respect. D’autres types de rémunération concernent des cas particuliers tels que le transit international, les retours ou les paiements supplémentaires en fonction des résultats. Pour davantage d’informations sur la rémunération, consultez la page Rémunération.

Traditionnellement, cette rémunération fait l’objet d’un accord bilatéral entre les opérateurs désignés et est appelée «procédure comptable». Chaque opérateur créancier établit des relevés et des comptes, puis les transmet à chaque opérateur partenaire débiteur pour validation.

La procédure comptable comporte un certain nombre de défis:

• Les calculs et la périodicité varient en fonction du type d’envoi (lettres, colis) et du type de rémunération (distribution, transit, retours, etc.).
• Chaque opérateur désigné assure à la fois l’exportation et l’importation du courrier international; il est donc à la fois débiteur et créancier. En tant que débiteur, un opérateur désigné vérifie généralement les volumes et les calculs présentés par son partenaire créancier.
• Chaque opérateur désigné traite avec de nombreux opérateurs désignés partenaires (217 au total; voir la liste de codes 211 de l’UPU) et toutes les procédures comptables sont effectuées individuellement avec chaque opérateur partenaire.
• Les règles de l’UPU fixent des périodes pour le dépôt de chaque formule comptable. Dans la pratique, chaque opérateur désigné reçoit les formules des partenaires réparties sur cette période, plutôt que toutes en même temps.

La comptabilité est effectuée sur la base de formules normalisées de l’UPU, généralement échangées par voie électronique. Afin de faciliter les échanges électroniques, les adresses électroniques des services comptables sont mises à jour et publiées ici.

Remarque: la procédure comptable aboutit au paiement, également appelé «règlement». L’UPU propose une solution visant à faciliter le règlement: UPU*Clearing.

Les opérateurs désignés échangent d’importants volumes d’informations électroniques liées au courrier international via des messages d’échange de données informatisées (EDI) tels que PREDES, RESDES et EMSEVT. Ces informations électroniques peuvent également être mises à la disposition de l’UPU.

Grâce à ces données, il est possible d’effectuer certaines opérations comptables internationales de manière centralisée pour le compte d’opérateurs désignés.

Pour les opérateurs désignés, externaliser la comptabilité au Bureau international de l’UPU présente un intérêt particulier pour les flux de faibles volumes de courrier, de faibles montants ou d’une grande complexité de calcul. Dans ces cas précis, la tenue de la comptabilité au niveau local entraîne un ratio coût/revenu élevé.

La comptabilité centralisée permet de:

• générer de manière centralisée, au Bureau international, les relevés de comptes de l’UPU et les comptes des opérateurs créanciers adhérents à ce service;
• diffuser ces relevés et ces comptes auprès des créanciers et des débiteurs (y compris les débiteurs qui n’adhèrent pas à ce service centralisé).

Tout désaccord sur les montants ou toute autre discussion relative aux comptes et aux relevés est réglé directement entre les opérateurs, sans intervention du Bureau international.

La comptabilité centralisée présente plusieurs avantages majeurs pour le secteur postal:

• Pour les opérateurs créanciers: il n’est pas nécessaire de générer et de distribuer des relevés et des comptes aux opérateurs partenaires, ce qui permet d’économiser les coûts liés à la mise en place d’une solution et à la réalisation des tâches comptables pour chaque période.
• Pour les opérateurs débiteurs:
  • Toutes les formules comptables d’une période sont reçues ensemble au même format, ce qui facilite leur traitement.
  • Les calculs sont effectués par une entité neutre (UPU) afin de pouvoir se fier aux chiffres et de réduire le nombre de vérifications.

Le Bureau international de l’UPU assure la comptabilité centralisée à titre de service pour les opérateurs désignés intéressés pour les flux comptables énumérés ci-dessous.

La comptabilité entièrement centralisée assurée par le Bureau international de l’UPU a été débutée en 2022 et s’applique désormais aux flux comptables détaillés ci-après.

Retour des envois de la poste aux lettres

Jusqu’en 2021, les opérateurs n’étaient pas rémunérés pour le traitement de la poste aux lettres. Face à l’évolution du marché et à l’essor des petits paquets, le Congrès d’Abidjan 2021 a établi la rémunération pour ce flux.

Depuis 2022, tous les opérateurs désignés ont adopté l’approche centralisée pour ce flux.

La procédure comptable comprend des relevés trimestriels (formules CN 72) et le compte annuel (formule CN 73).

L’UPU établit environ 5000 relevés trimestriels et autant de comptes annuels.

• Description détaillée de la solution comptable centralisée, y compris la manière dont les calculs de coûts sont effectués.
• Description du rapport statistique mensuel sur le courrier UV et les bulletins de vérification correspondants.

Rémunération supplémentaire pour les envois avec suivi, recommandés et avec valeur déclarée

La rémunération supplémentaire, dénommée aussi «rémunération en fonction des résultats», est calculée à partir de rapports centralisés de l’UPU qui fournissent des évaluations et des calculs sur la base des échanges EMSEVT (voir la page sur la rémunération supplémentaire [www.upu.int/fr/solutions-postales/programmes-et-services/remuneration/remuneration-en-fonction-des-resultats]).

La procédure comptable prévoit l’établissement de comptes trimestriels ou annuels (formules CN 60) en fonction des volumes et des montants correspondants.

En 2026, 130 opérateurs désignés étaient adhérents au service centralisé. L’UPU a établi environ 1500 comptes par trimestre.

• Description détaillée de la solution comptable centralisée.
• Bulletin d’adhésion à la comptabilité centralisée CN 60

À la suite des décisions prises lors du Congrès de Doubaï 2025 et des sessions ultérieures du Conseil d’exploitation postale, plusieurs nouveaux comptes ont été ajoutés pour les colis:

• CP 60: rémunération en fonction des résultats (mêmes règles et mécanismes que ceux applicables à la rémunération supplémentaire en vigueur pour le courrier avec suivi, recommandé et avec valeur déclarée).
• CP 79: surtaxe pour la distribution des colis dans des zones non contiguës, dans les pays où l’opérateur désigné a défini ces zones.
• CP 80: surtaxe pour les services supplémentaires, à savoir la preuve de distribution et l’assurance.

Les calculs relatifs à tous les flux ci-dessus se basent sur les échanges EDI avec de nouveaux rapports centralisés.

Le Bureau international de l’UPU assure la comptabilité centralisée de ces flux pour les opérateurs désignés intéressés.

Pour toute question relative à la comptabilité centralisée, veuillez contacter le Bureau international: central.accounting@upu.int