Services de bureau d’éthique pour le personnel de l’Union postale universelle

1 

Vous stipulez sous 4.1 que le soumissionnaire doit «élaborer des normes, des programmes de forma­tion et des campagnes de sensibilisation en matière de déontologie, en coordination avec les Directions compétentes»

Nous voudrions des précisions concernant ces Directions. Pouvez-vous en indiquer le nombre et en fournir une liste?

Principalement la Direction du Cabinet et la Direc­tion des ressources humaines

2 

Pourriez-vous donner une approximation du budget annuel envisagé pour la prestation de ce service?
 

Les informations concernant le budget ne sont pas disponibles

Nous sommes une petite organisation internatio­nale

Les critères de sélection sont indiqués dans l’ap­pel d’offres:

1o   Qualité de la proposition (selon les spécifica­tions du présent appel d’offres)

2o  Connaissance et expérience du Soumission­naire et de son équipe et/ou des consultants dans le domaine concerné

3o  Prix

3 

Comme l’appel d’offres n’indique aucun livrable spé­cifique ni ne précise le nombre de jours-personnes requis, nous voudrions savoir si l’UPU pense à un modèle avec avance sur honoraires (frais de dis­ponibilité), c’est-à-dire un montant mensuel fixe cor­respondant à un nombre fixe de jours-personnes

Comme indiqué dans l’appel d’offres, l’UPU sou­haite recevoir une offre fixe établie sur une base annuelle. Un montant fixe d’honoraires pour un nombre fixe de jours-personnes par mois est acceptable

4 

Quelles seraient les ressources exactes requises par l’UPU? Cela afin que nous puissions évaluer et planifier nos moyens en ressources humaines. Pouvez-vous donner des exemples de livrables hypothétiques éventuels?

Veuillez vous référer au chiffre 4.1, lettre a), de l’appel d’offres. Les activités comprendraient une formation annuelle, des activités de sensibilisa­tion en matière de déontologie, une permanence téléphonique, la mise à jour des règles de déon­tologie, etc.

5 

L’UPU requiert-elle une activité de conseil sur place ou cette activité peut-elle être menée à distance la plupart du temps, sauf déplacements obligatoires spécifiés

Dans des circonstances normales, la formation en matière de déontologie est dispensée en groupe en salle de classe. Compte tenu de la pandémie, des solutions de remplacement peuvent être trou­vées et convenues. Cela vaut aussi pour la pré­sentation du rapport annuel devant le Conseil d’ad­ministration, qui se fait normalement sur place, mais a été faite à distance en 2020 à cause de la COVID-19

6 

Pouvez-vous clarifier que l’appel d’offres de ser­vices n’est pas lié à la mise en place d’un bureau d’éthique complet et fonctionnel?

L’UPU a décidé de sous-traiter son bureau d’éthi­que à un partenaire extérieur conformément à ses Règles de gestion financière. Ce processus d’ap­pel d’offres vise à trouver un partenaire extérieur qui fournira les services de bureau d’éthique

7 

Sous quelle forme le budget doit-il être présenté? Faut-il indiquer un chiffre annuel/mensuel/journalier pour différents conseillers avec des compétences distinctes ou voulez-vous qu’il soit présenté sous une autre forme?

Comme indiqué dans l’appel d’offres, l’UPU sou­haite recevoir une offre fixe établie sur une base annuelle. Vous êtes libre de présenter plus d’in­formations sur les coûts relatifs à votre offre

8

Quel genre d’incidents ou de problèmes ont amené ou poussé l’UPU à lancer cet appel d’offres pour des services en matière de déontologie? Est-ce un événement particulier ou le but est-il de remplacer un service déjà existant? Dans ce dernier cas, vous serait-il possible de révéler de manière confiden­tielle les principaux problèmes/déficiences rencon­trés par le service en question (le cas échéant)?

Le contrat du partenaire prestataire de l’actuel bureau d’éthique de l’UPU arrive à échéance en avril 2021. C’est la raison du lancement de ce pro­cessus d’appel d’offres

Quant aux principaux services à fournir, veuillez vous référer aux réponses données à la question 4 et au rapport joint pour référence

9

Quelle est la structure actuelle du bureau d’éthique/
 de la fonction de conformité au sein de l’UPU? Dis­pose-t-il de sa propre équipe ou bien l’Organisa­tion des Nations Unies gère-t-elle cela de manière centralisée? Une procédure de dénonciation des manquements existe-t-elle pour le personnel? Dans l’affirmative, qui la supervise? Quels systèmes exis­tent ou sont en place en matière de déontologie?

L’UPU a décidé de sous-traiter son bureau d’éthi­que à un partenaire extérieur conformément à ses Règles de gestion financière. Ce processus d’appel d’offres vise à trouver un partenaire extérieur qui fournira les services de bureau d’éthique. Actuel­lement, il existe une ligne d’assistance téléphoni­que pour le personnel mise en place par le bureau d’éthique

10 

En fonction de la réponse apportée à la deuxième question ci-dessus, la société de conseil indé­pendante décrite au chiffre 1.4 de l’appel d’offres devra-t-elle proposer une fonction indépendante ou bien appuyer une fonction d’éthique/de confor­mité déjà existante et opérationnelle? Le soumis­sionnaire retenu devra-t-il procéder à un examen et à une évaluation du programme d’éthique actu­ellement en place et élaborer et mettre en œuvre un programme amélioré?

Fournir une fonction indépendante

Veuillez vous référer à la question 4

11 

L’UPU pourrait-elle préciser davantage les ser­vices à fournir «en étroite collaboration avec les services chargés des fonctions de supervision et des ressources humaines» (chiffre 4.1 de l’appel d’offres)?

Les Directions compétentes du Bureau internatio­nal de l’UPU appuieront le bureau d’éthique dans sa tâche de mise à jour et de mise en œuvre des règles de déontologie, de coordination de la for­mation à l’éthique et autres activités de sensibili­sation

12 

L’UPU envisage-t-elle que le soumissionnaire retenu assure la fonction de déontologie à plein temps durant quatre ans depuis un bureau de l’ONU, ou la fonction sera-t-elle exercée de la manière la plus efficace estimée par le soumis­sionnaire depuis ses propres locaux, en collabora­tion avec l’UPU?

Aucune présence physique à l’UPU n’est requise. Toutefois, en temps normal, les déontologues peuvent être appelés à se rendre à l’UPU pour dispenser la formation, rendre compte au Conseil d’administration, etc.

13 

Pourrait-on avoir une copie des trois derniers rap­ports annuels compilés par ou pour l’UPU et des rapports d’inspection établis durant cette période?

Un rapport annuel est joint pour référence

14 

Selon le chiffre 1.3 de l’appel d’offres, en 2014, le Conseil d’administration a chargé le Directeur géné­ral d’engager un partenaire externe pour exercer les attributions assignées au bureau d’éthique. Pourriez-vous nous communiquer des informations supplémentaires sur l’organisation actuelle du bureau d’éthique et préciser si ses attributions sont toujours sous-traitées à une agence des Nations Unies ou à une tierce partie? Une équipe de déontologie a-t-elle été mise en place entre-temps à l’UPU?

En 2014, le Conseil d’administration a chargé le Directeur général du Bureau international de l’UPU de choisir un partenaire professionnel pour le bureau d’éthique conformément aux règles de l’UPU en matière d’achat

En 2018, à l’issue d’un appel d’offres, un parte­naire extérieur a été choisi pour remplir cette fonction. Le contrat de ce partenaire expire en avril 2021

15 

En fonction de l’organisation actuelle, l’intention est-elle d’externaliser l’intégralité des services ou bien le partenaire externe devra-t-il appuyer le tra­vail de l’équipe interne de déontologie (dans le cas où une telle équipe aurait été mise en place)?

Voir question 14

16 

Afin de pouvoir vous fournir une approche opti­male qui soutiendra également l’UPU dans ses plans à long terme concernant le bureau d’éthi­que, pourriez-vous nous fournir davantage d’infor­mations sur la vision à long terme concernant la mise en place et les tâches du bureau d’éthique, à savoir après 2024?

Actuellement non disponible. Sera décidé par le Conseil d’administration

17 

La section 4 de l’appel d’offres énumère plusieurs tâches attribuées au bureau d’éthique: afin de mieux comprendre la complexité du mandat, pourriez-vous fournir des informations sur les domaines (à risque) relevant de la compétence du bureau d’éthique (p. ex. conflits d’intérêts, corruption et pots-de-vin, harcèlement sexuel, etc.)? 

Veuillez vous référer au rapport ci-joint pour plus d’informations

18 

Conformément aux dispositions mentionnées au chiffre 4.1, lettre a), de l’appel d’offres, des tâches sont attribuées au bureau d’éthique concernant la protection des employés qui signalent des viola­tions potentielles et de ceux qui collaborent aux audits/enquêtes. Afin de mieux comprendre les parties prenantes et les collaborations requises tout au long du mandat du bureau d’éthique, pour­riez-vous fournir davantage d’informations sur ces tâches, ce qu’elles comprennent normalement et par quelle(s) unité(s) elles sont attribuées? 

Aucune autre information ne peut être fournie, car l’instruction administrative correspondante est en cours de révision

19 

Selon les termes figurant au chiffre 4.1, lettre c), de l’appel d’offres, le bureau d’éthique donne confi­dentiellement des conseils aux fonctionnaires: pourriez-vous fournir des informations sur les tâches du bureau d’éthique concernant les dénon­ciations et les informations potentielles sur les allégations de violation de politiques reçues lors des séances de conseils? Le bureau d’éthique est-il censé agir comme point de contact pour des rapports pertinents et les transmettre à d’autres services?

Le partenaire sélectionné sera invité à proposer un mécanisme à convenir avec l’UPU

20 

Afin de pouvoir établir une structure tarifaire pré­cise pour les quatre prochaines années, pourriez-vous nous fournir des informations concernant le nombre d’heures par année correspondant aux tâches du bureau d’éthique dans le passé?

Veuillez vous référer à la question 2

21 

En vertu des dispositions figurant sous 1.3 et 1.4 de l’appel d’offres, «le CA 2011 a décidé d’exter­naliser le bureau d’éthique vers une autre institu­tion du système des Nations Unies. En 2014, le Conseil d’administration a chargé le Directeur général du Bureau international de l’UPU de choi­sir un partenaire professionnel pour le bureau d’éthique conformément aux règles de l’UPU en matière d’achat. (...) L’UPU recherche une entre­prise d’experts indépendants pour fournir des ser­vices relatifs à l’éthique pour une durée de quatre ans (2021–2024).»

Pourriez-vous nous aider à comprendre si l’UPU recherche 1o un fournisseur externe pour externa­liser et gérer le bureau d’éthique, ou 2o un fournis­seur pour soutenir le bureau d’éthique avec des services de consultant?

Un prestataire externe pour externaliser et gérer le bureau d’éthique conformément au mandat défini dans l’appel d’offres

22 

Veuillez préciser, parmi les personnes ci-après, celles concernées par la fourniture de services du bureau d’éthique de l’UPU et le nombre approxi­matif de personnes de chaque catégorie auxquel­les les services du bureau de l’éthique seront fournis:

a)  Fonctionnaires internationaux affiliés à l’UPU à temps plein et à temps partiel

b)  Personnel recruté localement, personnel issu du pays et/ou employés occasionnels affiliés à l’UPU, à court terme et pour une durée limitée

c)  Autres tiers, tels que des vendeurs, des four­nisseurs, des partenaires et des consultants de l’UPU

d)  Cadres dirigeants en charge de la gouvernance de l’UPU, notamment les membres du Conseil d’administration, du Congrès et du Conseil d’ex­ploitation postale

Au total, environ 280 personnes à l’UPU sont concernées par les services du bureau d’éthique, dont six Coordonnateurs de projet régionaux tra­vaillant dans le domaine

23 

Effectif approximatif de l’ensemble du personnel affilié au Bureau international de l’UPU, et réparti­tion du personnel entre le siège de l’UPU, à Berne, et les bureaux régionaux/nationaux de l’UPU

Six personnes travaillant dans le domaine Pas de bureaux nationaux

24 

Description de la manière dont l’UPU a fourni les services du bureau d’éthique à toutes les per­sonnes concernées entre 2010 et aujourd’hui, y compris toutes les politiques, décisions et direc­tives qui décrivent le mandat du bureau d’éthique de l’UPU

Veuillez vous référer à la section 4 de l’appel d’of­fres publié pour les questions relatives au man­dat. Pour information, les services du bureau d’éthique fournis comprennent des activités de sensibilisation, des formations à l’éthique, un ser­vice d’assistance téléphonique, des consultations individuelles, etc.

 25

Depuis 2018, une formation annuelle à l’éthique est organisée en sessions pour tout le personnel par le bureau d’éthique avec le soutien des Directions concernées du Bureau international. Pour information, les thé­matiques des trois dernières années étaient «Les conflits d’intérêts» (2018), «L’éthique dans le domaine des achats» (2019) et «La diversité et l’inclusion» (2020)

26 

Au chiffre 2.6 de l’appel d’offres, il est précisé ce qui suit:

«Compte tenu du statut de l’UPU en sa qualité d’institution spécialisée des Nations Unies (et sans préjudice de l’observation par l’UPU de toutes sanctions établies par le Conseil de sécurité des Nations Unies), les Soumissionnaires doivent expressément certifier leur volonté et leur capacité juridiques et opérationnelles de fournir les servi­ces sur une base non discriminatoire au bénéfice de toutes les entités remplissant les conditions requises établies et/ou sises sur le territoire de tout Pays-membre de l’UPU, indépendamment de l’existence de relations diplomatiques entre le pays d’origine et/ou d’exploitation d’un Soumis­sionnaire et un Pays-membre (y compris son ou ses opérateurs désignés).»

Nous demandons une explication sur la manière dont l’UPU prévoit que cette disposition s’applique à la fourniture des services du bureau d’éthique

Il s'agit simplement d'un langage standard utilisé dans nos appels d'offres (CFT) visantV à obtenir la confirmation, de la part des soumissionnaires, que leurs services peuvent être fournis au profit de toute entité établie dans un pays membre de l'UPU (compte tenu de notre statut international). Cette langue n'est normalement applicable qu'aux CFT associés à la mise en œuvre de projets de l'UPU (tels que GMS ou autres projets de coopération au développement) dans d'autres pays. Cela signifie que les soumissionnaires doivent être en mesure de fournir leurs services à l'UPU au profit de n'importe quel pays/DO membre, indépendamment de l'existence de relations diplomatiques entre le pays d'incorporation du soumissionnaire et le pays où un projet peut être mis en œuvre. En tout état de cause, une telle formulation ne devrait PAS être pertinente pour le CFT sur les services du bureau d'éthique, étant donné que ces services sont essentiellement fournis en interne et au profit du secrétariat de l'UPU uniquement

27 

Copies de tous les rapports annuels préparés par le bureau d’éthique de l’UPU de 2010 à ce jour

Veuillez vous référer au rapport ci-joint pour réfé­rence

28 

Copies de l’ensemble des politiques, procédures, règlements, règles et documents d’orientation de l’UPU en matière d’éthique et de conformité, y compris, mais sans s’y limiter, les dénonciations, la ligne directe/l’assistance téléphonique, la ges­tion des risques, la protection contre les repré­sailles, la prévention des représailles, la divulga­tion des informations financières et des avoirs financiers, les conflits d’intérêts, les activités exté­rieures, les cadeaux, les discours et les publica­tions, la confidentialité, l’utilisation des ressources et des services de l’UPU, les voyages en mission, la corruption, les enquêtes internes, les réclama­tions et les services de médiation

Veuillez vous référer au code de conduite ci-joint

29 

Copies du code de conduite de l’UPU, du code déontologique ou de documents similaires, quel que soit leur intitulé, applicables aux membres du personnel, aux cadres dirigeants et aux tierces parties. (Veuillez noter que nous avons reçu une copie du code de conduite de l’UPU applicable aux employés datant de 2007.)

Il s’agit de l’unique version dont l’organisation dis­pose. Ce document fait actuellement l’objet d’une révision

30 

Description des activités de formation en matière de déontologie et de conformité menées, quelle qu’en soit la forme, ainsi que des sujets couverts, de la fréquence des formations, de l’identité des formateurs et du nombre approximatif de partici­pants

Veuillez vous référer à la question 24

31 

Exemples d’efforts de sensibilisation menés par le bureau d’éthique de l’UPU, y compris, mais sans s’y limiter, des exemples de communication (tels que publications sur les médias sociaux, posters, cartes, podcasts, etc.)

L’UPU partage des informations en matière de déontologie avec d’autres organisations des Nations Unies. Elle est également membre du réseau «Déontologie des organisations multilaté­rales»

32 

Description de la structure hiérarchique pour l’éta­blissement de rapports entre le bureau d’éthique, le Directeur général, le Conseil d’administration, le Congrès et le Conseil d’exploitation postale

En ce qui concerne l’établissement de rapports, veuillez consulter la partie 4.5 (Rapports) de l’appel d’offres

33 

Récapitulatif annuel des visites du bureau d’éthique sur site, des appels téléphoniques et des deman­des de services depuis 2010 jusqu’à aujourd’hui, en fournissant 1o une classification des données primaires ou une répartition par type d’appels (p. ex. demande de conseil ou d’orientation, plainte, signalement de faute ou de représailles), par sujet des appels (p. ex. conflits d’intérêts, manquement dans le cadre de relations interpersonnelles, fraude/
 gaspillage/corruption, abus de pouvoir, harcèle­ment, exploitation et atteintes sexuelles, etc.) et par type d’issue ou de règlement et 2o le temps total écoulé jusqu’à la résolution des cas

Veuillez vous référer au rapport ci-joint

34 

Explications concernant la manière dont l’UPU envisage la collaboration entre le bureau d’éthique externe, la Direction des affaires juridiques (DAJ) et la Direction des ressources humaines (DRH) du Bureau international. Explication des attributions de ces services et définition des questions, enjeux et thèmes étant du ressort exclusif du bureau d’éthique, de la DAJ ou de la DRH

Les Directions compétentes du Bureau internatio­nal appuieront le bureau d’éthique dans ses tra­vaux de mise à jour des règles de déontologie, de coordination des activités de formation à l’éthique et de sensibilisation, etc.

35 

Estimation du nombre d’heures de travail par an

Veuillez vous référer à la question 2

36 

La compensation se fonde-t-elle sur les efforts et le temps consacré, sur un montant fixe ou est-il possible de convenir d’une base fixe associée à des dépenses supplémentaires proportionnelles aux efforts et temps consacrés?

Veuillez vous référer aux questions 3 et 7

37 

Existe-t-il un besoin d’adaptation des documents fondamentaux concernant l’éthique, la gouver­nance, etc.? Si oui, ces travaux font-ils partie du présent appel d’offres ou est-il possible de signer une convention supplémentaire pour les dépenses associées à leur réalisation?

Ce point fait partie du mandat

38 

Qu’entend-on précisément par les travaux ci-après évoqués dans l’appel d’offres: «Faire office d’organe de référence pour sensibiliser les fonctionnaires aux normes déontologiques et au comportement attendu par l’organisation ainsi qu’aux politiques, stratégies et programmes de mise en valeur des ressources humaines, ce en étroite collaboration avec les services chargés des fonctions de super­vision et des ressources humaines»? Cela signifie-t-il que le bureau d’éthique assiste les dirigeants et la Direction des ressources humaines en qualité d’organe consultatif pour la résolution de cas indi­viduels (p. ex. lancement d’alertes)? Ou est-il ques­tion d’émettre et de diffuser des informations, des directives et des orientations?

Veuillez vous référer à la question 11

39 

En quoi ces activités sont-elles différentes des activités de formation et de sensibilisation décrites sous 4.1, lettre a), premier tiret?

Ces activités sont liées les unes aux autres

40 

Existe-t-il déjà une ébauche d’accord concernant ce mandat? Si oui, pourriez-vous nous la faire par­venir?

Le mandat, tel qu’approuvé par le Conseil d’admi­nistration, est celui décrit dans l’appel d’offres

41 

Concernant la question 5 soulevée dans le pre­mier courrier électronique que je vous ai envoyé: je constate que la version anglaise de l’appel d’of­fres ne contient pas le point auquel je faisais réfé­rence. La version française de l’appel d’offres, qui est celle que j’ai initialement consultée notamment pour poser mes questions, comporte le point sui­vant (v. chiffre 4.1, lettre a), deuxième tiret):

«Réaliser les tâches lui ayant été assignées concer­nant la protection des personnes qui signalent les manquements et des personnes qui collaborent à des audits ou enquêtes dûment autorisés.»

Ce point est conforme à une instruction adminis­trative interne, mais sera supprimé de la version française

42 

Ma question concernait ce point de l’appel d’of­fres. Ces tâches incombant au bureau d’éthique concernant la protection des personnes signalant d’éventuels manquements et des personnes parti­cipant à des audits/enquêtes sont-elles stipulées dans une procédure normalisée? Pourriez-vous fournir davantage d’informations sur ces tâches ainsi que sur les personnes/services les attribuant, afin que nous soyons à même de mieux compren­dre les interactions entre les différents acteurs?

Aucune autre information ne peut être fournie, car l’instruction administrative correspondante est en cours de révision

43 

Concernant le rapport annuel de 2016 que vous avez fourni, seriez-vous en mesure de nous four­nir un rapport plus récent, par exemple celui de 2019?

Le seul rapport fourni à tous les soumissionnaires à titre de référence est le rapport de 2016