Le secteur du commerce électronique ne cesse de prendre de l’ampleur, tout comme le nombre de petits paquets dans le flux de courrier. Cette situation, conjuguée à des règles douanières de plus en plus strictes partout dans le monde, exerce davantage de pression sur les postes, notamment pour les envois non distribuables. Jusqu’en janvier 2022, les postes n’étaient pas rémunérées lorsqu’elles retournaient à la poste d’origine des lettres et des petits paquets de moins de 2 kilogrammes non distribuables. Cela signifiait que la poste de destination supportait les coûts de manutention et de traitement liés au retour du courrier à son pays d’origine.
En août 2021, le Congrès de l’UPU a adopté une nouvelle résolution qui prévoit la rémunération des postes pour le retour des lettres non distribuables, y compris les petits paquets. Le Congrès a également fixé un délai serré: le nouveau système de rémunération devait entrer en vigueur au 1er janvier 2022.Avec un délai aussi court, l’UPU s’est attelée à l’élaboration de procédures opérationnelles et comptables pour aider les postes du monde entier à notifier les cas d’envois non distribuables. Le Groupe «Examen des questions opérationnelles et comptables» (GEQOC), un groupe permanent de la Commission 2 du Conseil d’exploitation postale (CEP) dont la présidence est assurée par l’Australie et la vice-présidence par la Norvège, a supervisé la mise en place d’un outil comptable pour gérer le nouveau système de rémunération.
Pour la partie opérationnelle, un nouveau code de sous-classe de courrier a été créé: UV. «Les postes devaient s’assurer qu’elles pouvaient reconnaître le nouveau code dans leurs opérations et leurs solutions informatiques d’ici à 2022. La partie comptable a toutefois été plus difficile à mettre en œuvre», explique Jean-Marc Coëffic, secrétaire du GEQOC.
Traditionnellement, les postes préparent des comptes pour la rémunération des éléments tels que les frais terminaux pour chaque partenaire et les envoient individuellement. Pour le nouveau système de rémunération du courrier non distribuable, le Bureau international de l’UPU a proposé de centraliser la comptabilité.
«Le concept de la solution est assez simple: au lieu que chaque opérateur prépare et envoie des comptes sur support papier à chaque partenaire, le Bureau international génère les comptes et les distribue à toutes les postes», explique M. Coëffic.
L’approche centralisée a été rendue possible grâce à l’échange de données (messages PREDES) par voie électronique par les postes sur les flux de courrier. «Saisir ces données, les stocker de manière centralisée et garantir l’exactitude de tous les calculs pour le nouveau système de rémunération a été un vrai défi. Avec la première distribution des formules comptables pour le premier trimestre en juin, nous avons prouvé que nous avions surmonté ces difficultés», ajoute-t-il, notant que plusieurs défis doivent encore être relevés pour rendre le processus encore plus fluide.
Une fois que l’UPU a généré et distribué les comptes UV, les postes sont alors chargées de se payer individuellement. L’UPU dispose d’une solution qui peut aider les opérateurs à régler leurs comptes: UPU*Clearing. Il est actuellement utilisé par 49 opérateurs désignés, et l’UPU espère que de nombreux autres opérateurs l’adopteront dans les années à venir.
La réussite du déploiement du nouveau système de rémunération du courrier non distribuable constitue un exemple remarquable de la manière dont l’UPU pourrait, à l’avenir, proposer des services plus centralisés, et permet aux opérateurs désignés d’être plus efficaces en économisant des frais et en gagnant du temps. Selon M. Coëffic, «la nouvelle approche apporte à la communauté postale de plus grands avantages que la nouvelle rémunération du retour du courrier, et cela est une bonne source de motivation pour affronter tous les obstacles à venir».