Les paiements que l’opérateur désigné de destination peut percevoir auprès de l’opérateur désigné d’origine sont appelés «frais terminaux» pour les envois de la poste aux lettres (une catégorie qui couvre les petits paquets contenant des marchandises ainsi que les lettres traditionnelles) et «quotes-parts territoriales d’arrivée» pour les colis. Les dispositions régissant les systèmes de rémunération de l’UPU sont définies dans les Actes de l’Union. En outre, l’UPU prévoit des frais de transit pour le courrier échangé entre deux opérateurs désignés par l’intermédiaire d’un pays tiers. Les frais de transit sont versés par l’opérateur désigné du pays d’origine à l’opérateur désigné du pays intermédiaire pour l’acheminement du courrier par ce dernier vers le pays de destination.
Pour la plus grande partie, les règlements des frais terminaux, des quotes-parts territoriales d’arrivée et des frais de transit se basent sur les statistiques relatives au courrier échangé entre les opérateurs désignés des pays d’origine et de destination, en fonction du poids et des données sur les envois de chaque flux.
En 1874, partis du principe selon lequel chaque lettre attend une réponse, les fondateurs de l’Union ont déduit que le nombre de lettres reçues par un opérateur désigné équivaudrait plus ou moins au nombre de lettres envoyées, ce qui signifie qu’il n’était pas nécessaire de rémunérer l’opérateur désigné de destination pour les services rendus.
En 1964, de plus en plus de pays remettaient en cause ce principe de réciprocité et appelaient à un changement du système car ils recevaient beaucoup plus de courrier international qu’ils n’en expédiaient; ils firent donc valoir leur droit à une compensation des coûts de traitement accrus. Adopté par le Congrès de Tokyo 1969, le système de frais terminaux est entré en vigueur en juillet 1971; dorénavant, le pays d’origine rémunérerait le pays de destination pour le traitement et la distribution du surplus de courrier de surface international.
Très tôt, une lacune importante de ce système – avec son principe de rémunération uniforme fondé sur les poids – était le décalage entre les taux de frais terminaux mondiaux et les coûts réels de traitement, de transport et de distribution des envois de la poste aux lettres, qui pouvaient varier grandement d’un pays à l’autre.
Depuis le Congrès de Tokyo 1969, de nombreux efforts ont été entrepris pour trouver une formule équitable tenant compte de tous les facteurs et de toutes les complexités qu’implique la rémunération des échanges postaux internationaux. Par conséquent, le système de frais terminaux est devenu de plus en plus axé sur les coûts, étant donné qu’un nombre toujours plus grand de flux de courrier entre les Pays-membres de l’Union étaient soumis à des taux spécifiques aux pays pour lesquels des tarifs intérieurs étaient employés pour refléter les coûts de distribution. Le système a également tenu compte des principes politiques et économiques ainsi que des niveaux de développement économique variables des différents pays.
Les derniers Congrès ont introduit dans le système de frais terminaux d’importants aspects tournés vers la qualité, avec les hausses des taux subordonnées aux améliorations dans la qualité de service et aux échanges de données électroniques qui offrent une meilleure visibilité du courrier dans le réseau des points de vue de la clientèle et des opérations.
En termes de renforcement des capacités, un aspect essentiel du système de frais terminaux est le Fonds pour l’amélioration de la qualité de service (FAQS), qui vise à améliorer la qualité des flux d’envois de la poste aux lettres arrivants, et donc à rendre les services postaux nationaux et les flux de courrier international plus rapides, plus fiables et plus sûrs. Le FAQS a été créé par le Congrès de Beijing 1999 et ses activités ont débuté en 2001, financées par une hausse des taux de frais terminaux appliqués au courrier expédié depuis les pays industrialisés vers les pays en développement.
Ces dix dernières années, les habitudes d’achat des consommateurs ont connu un changement radical. Les gens sont de plus en plus à l’aise avec les achats en ligne auprès de vendeurs situés dans d’autres pays. Les Pays-membres de l’UPU ont répondu aux défis posés par le déclin des volumes de courrier et aux possibilités de croissance dans le secteur du commerce électronique par l’adoption d’un programme de réforme destiné à moderniser, à intégrer et à rationaliser les systèmes de rémunération de l’UPU grâce au plan de rémunération intégrée adopté par le Congrès extraordinaire d’Addis-Abeba 2018.
Vers la fin de 2018, en réponse aux questions de couverture des coûts et de distorsions du marché soulevées par plusieurs pays, les membres du Conseil d’administration ont décidé d’accélérer la mise en œuvre du plan de rémunération intégrée de sorte que, en moins d’une année, les Pays-membres se réunissant pour le Congrès extraordinaire de Genève 2019 soient en mesure de s’accorder sur un nouveau système de rémunération pour les lettres encombrantes et les petits paquets de la poste aux lettres. Le Congrès extraordinaire de Genève 2019 témoigne de la coopération multilatérale fructueuse; l’Union en est ressortie intacte et a adopté par acclamation d’importants objectifs de réforme avec au moins deux ans d’avance sur ce qui était déjà considéré comme une feuille de route ambitieuse pour le plan de rémunération intégrée.
En cinquante ans, le système de frais terminaux a connu de profonds changements: le système de rémunération a constamment été revu et mis à jour en fonction des conditions du marché et d’autres principes importants, tels que la nécessité de couvrir les coûts et l’accès non discriminatoire des citoyens du monde entier à un service postal universel abordable.
En reconnaissance du rôle toujours plus important que le canal postal joue dans la facilitation du commerce international, en particulier le commerce électronique, il ne fait aucun doute que de nouvelles questions seront soulevées dans les cinquantes prochaines années sur la façon dont les Pays-membres de l’Union pourront assurer l’accès universel à des services postaux internationaux abordables sur un marché de distribution transfrontalière toujours plus concurrentiel.
À l’origine, les quotes-parts territoriales d’arrivée et de départ étaient définies dans l’Arrangement concernant les colis postaux, un accord distinct de la Convention. Tous les Pays-membres de l’Union n’étaient pas signataires de cet Arrangement. Dans le cadre du système de quotes-parts territoriales d’arrivée, les opérateurs désignés avaient accès à la distribution de leurs colis dans le pays de destination sur la base du paiement d’une taxe unique basée sur le poids, applicable uniformément sur l’ensemble du territoire du pays de destination. Cette solution avait entre autres l’avantage de simplifier les comptes entre les pays.
Les quotes-parts de départ et d’arrivée constituaient des taux indicatifs définis par les échelons de poids, bien que l’Arrangement permettait aux opérateurs désignés d’augmenter ces quotes-parts et d’appliquer des tarifs spéciaux pour les colis-avion. L’Arrangement offrait la possibilité aux opérateurs désignés d’accroître leurs quotes-parts territoriales d’arrivée à hauteur du montant de leurs coûts pour autant qu’ils n’excédent pas leurs quotes-parts territoriales de départ. La plupart des opérateurs ont exercé ces options et ont formulé des réserves dans le Protocole final les autorisant à percevoir des quotes-parts excédant celles précisées dans l’Arrangement et leur permettant de fixer leurs quotes-parts territoriales d’arrivée à un niveau plus élevé que celles de départ.
Les opérateurs désignés étaient entièrement libres de fixer une quote-part territoriale d’arrivée qui leur permettrait de couvrir les coûts dans leur intégralité. Dans ce contexte, il était naturellement essentiel de tenir compte de la concurrence sur le marché des colis postaux et du besoin de contrôler les coûts.
Pour régler ces problèmes, le Congrès de Séoul 1994 a révisé le système des quotes-parts territoriales d’arrivée pour les colis de manière à mieux refléter les coûts réels. Le calcul des quotes-parts territoriales d’arrivée se basait sur un taux universel combinant un taux par colis (pour prendre en considération les coûts fixes) à un taux par kilogramme de poids brut du courrier (pour refléter les coûts variables), remplaçant ainsi les échelons de poids précédemment utilisés. Les taux de 2,85 DTS par envoi et et de 0,28 DTS par kilogramme n’avaient qu’une valeur indicative et avaient été fixés avant la suppression du tarif intérieur. Bien que les taux étaient donnés uniquement à titre indicatif, chaque pays étant libre de les modifier conformément à l’Arrangement, les changements ont établi un système de rémunération basé sur un taux par envoi et un taux par kilogramme.
Le concept de quotes-parts territoriales de départ a été supprimé par le Congrès de Séoul 1994, car il était considéré comme inefficace et généralement mal compris.
D’autres changements ont été adoptés par le Congrès de Bucarest 2004, qui a introduit une nouvelle méthodologie pour le système de quotes-parts territoriales d’arrivée toujours en vigueur à ce jour. Conséquence des décisions du Congrès de Bucarest, depuis 2006, le système des quotes-parts territoriales d’arrivée comprend deux éléments: les taux de base et les primes. Les primes constituent une incitation financière pour que les opérateurs désignés améliorent leurs procédures de traitement et de distribution des colis.
Dans le système actuel, le taux de base des quotes-parts territoriales d’arrivée est fixé à 71,4% des quotes-parts de chaque opérateur désigné pour 2004. Il se compose d’un taux par colis et d’un taux par kilogramme. Les opérateurs désignés peuvent également bénéficier de primes pouvant atteindre un montant supplémentaire équivalent à 40% (du taux de base), en fonction des éléments de service fournis, en particulier s’ils assurent l’échange de données électroniques de suivi dans les délais et s’ils répondent rapidement aux réclamations des clients à propos de leurs colis internationaux. Des améliorations importantes ont été apportées au service des colis internationaux ces dix dernières années. Elles sont dues en partie aux mesures incitatives introduites à des fins d’amélioration du service par le système de primes.
En outre, les opérateurs désignés peuvent demander que leurs quotes-parts territoriales d’arrivée soient ajustées pour tenir compte de l’inflation enregistrée dans le cadre de l’indice des prix à la consommation de leur pays.
Le service des colis ECOMPRO est un service facultatif qui a été mis en place en 2015. Il s’appuie sur des taux autodéclarés et ne comprend pas de système de rémunération en fonction des résultats.
Le Conseil d’administration (CA) et le Conseil d’exploitation postale (CEP) sont tous les deux responsables de la gouvernance, du développement et de l’intégration ainsi que de la mise en œuvre des systèmes de rémunération de l’UPU. Le CEP traite les aspects opérationnels et financiers, tandis que le CA supervise les aspects réglementaires et de gouvernance.
Les systèmes de rémunération sont révisés régulièrement, à l’occasion des Congrès de l’UPU, qui ont lieu tous les quatre ans et lors desquels les représentants des 192 Pays-membres de l’Union se rassemblent pour prendre des décisions concernant l’ensemble du secteur postal. Sur les questions plus opérationnelles, ainsi que sur les questions quotidiennes concernant la mise en œuvre des décisions des Congrès, les révisions se déroulent lors des sessions des deux Conseils, et plus particulièrement du CEP.
Entre deux Congrès, le CEP et le CA travaillent de concert pour étudier de possibles changements à apporter aux systèmes de rémunération, aboutissant au final à la soumission aux Congrès de propositions soigneusement négociées sur lesquelles les Pays-membres doivent se prononcer.