Le 16 mars 2020, l’UPU a fermé son siège et reporté les déplacements de son personnel à l’étranger en raison de la pandémie de COVID-19.
Un mois plus tard, elle a pris la décision difficile, avec le Gouvernement de la République de Côte d’Ivoire, de reporter le 27e Congrès à août 2021.
Aujourd’hui, un peu plus d’un an après que le monde a ressenti les premiers effets de la COVID-19, les bureaux de l’UPU restent fermés – seul le personnel considéré comme essentiel pour la continuité des services critiques de l’UPU peut entrer dans le bâtiment – et la plupart des voyages ont été annulés. La pandémie, qui a entraîné le plus grand nombre de mesures de confinement dans le monde au même moment, a eu un impact considérable sur l’UPU et sur le secteur postal en général. Mais il n’y a pas que des mauvaises nouvelles.
Selon Bishar A. Hussein, Directeur général du Bureau international de l’UPU, «presque tous les opérateurs postaux ont réussi à s’adapter et à modifier leur modèle économique pendant cette crise. C’est une réussite incroyable. Si nous poursuivons avec cet esprit d’innovation, je pense que l’élan donné par la pandémie de COVID-19 continuera de faire progresser le secteur bien après la fin de la crise.»
L’UPU a soutenu ses membres tout au long de l’année en leur fournissant les outils, les programmes et les connaissances nécessaires pour adopter cet esprit d’innovation et s’attaquer de front à la COVID-19.
Continuité des opérations
Au début de la pandémie, les postes ont rapidement transmis à l’UPU, au moyen du système d’information d’urgence (EmIS), des messages concernant des services restreints ou suspendus. L’UPU a réagi sans tarder afin de s’assurer qu’elle pouvait fournir un soutien adéquat à ses membres.
En mars, elle a créé l’unité de continuité des opérations au sein de la Direction des opérations postales (DOP) afin de coordonner les mesures d’intervention pour faire face aux effets de la pandémie.
Abdel Ilah Bousseta, Directeur des opérations postales de l’UPU, dirige l’unité en question. «L’unité coordonne toutes les activités opérationnelles liées à la COVID-19, notamment la fourniture de conseils et d’outils, ainsi que la diffusion d’informations en réponse aux besoins des membres durant la pandémie.»
L’unité de continuité des opérations a déjà publié plus de 700 messages EmIS relatifs à la COVID-19. Cette unité suit de près l’évolution de la situation et fournit en permanence des informations sur les différentes options de transport international pour la distribution transfrontalière, et elle est à l’origine de la publication des messages EmIS sur les questions de capacité de transport et les rapports de situation sur la COVID-19. Elle a également travaillé en étroite collaboration avec l’Organisation mondiale des douanes (OMD) pour partager des données sur la chaîne logistique postale mondiale, et elle a recensé les meilleures pratiques en matière de services sociaux et de services financiers.
«La COVID-19 a exercé une pression sans précédent sur le réseau postal international», a indiqué M. Bousseta. «L’UPU a reçu des messages urgents de près de 71% des Pays-membres en rapport avec la pandémie. Ces messages ont servi à signaler des perturbations du service postal liées aux mesures prises pour enrayer la propagation de la COVID-19 telles que l’annulation de vols et la distanciation physique. Ces mesures ont entraîné un allongement des délais de distribution sur certaines liaisons postales et une interruption complète des services sur d’autres. Cela a un effet sur les volumes postaux mondiaux et la qualité de service.»
Courrier transfrontalier
Les flux de courrier international ont été les plus durement touchés par la pandémie, en raison de l’annulation de nombreux vols de passagers. L’équipe de l’unité de continuité des opérations a étudié d’autres possibilités de transport pour les opérateurs: «Un tableau regroupant des informations sur la disponibilité de certaines liaisons desservies par des transporteurs de fret est désormais à la disposition des opérateurs intéressés. Ils peuvent y accéder au moyen des outils de traitement des mégadonnées du système de contrôle de la qualité (QCS)», a expliqué M. Bousseta.
L’UPU a aussi renforcé ses relations avec l’Association du transport aérien international, l’Organisation de l’aviation civile internationale, European Cargo Services et l’Association internationale du fret aérien afin d’encourager les Pays-membres et les postes à utiliser davantage d’avions cargo pour la distribution transfrontalière. La poste vietnamienne est un excellent exemple de poste qui a conclu des partenariats avec des compagnies de transport de fret aérien et des transporteurs privés afin de créer de nouveaux itinéraires et de nouvelles chaînes logistiques pour la distribution du courrier.
«Nous avons également travaillé en étroite collaboration avec les opérateurs postaux et les organisations ferroviaires pour transformer les études pilotes en projets viables», a précisé M. Bousseta. «À présent, compte tenu de la situation actuelle, le réseau ferroviaire est l’une des meilleures solutions pour transporter les énormes quantités de courrier échangées entre l’Asie et l’Europe. Entre la mi-mars et aujourd’hui (18 février), 21 trains-blocs réservés au transport du courrier ont acheminé près de 8000 tonnes de courrier.»
La DOP a continué à mettre en œuvre des projets visant à renforcer le réseau postal. «Trente projets d’un montant de 11,3 millions d’USD ont été lancés pour assurer la continuité des activités du réseau postal mondial. Parmi ces initiatives, on peut citer le lancement du projet concernant l’échange de données électroniques préalables, auquel participent 143 opérateurs postaux de toutes les régions du monde. Nous prévoyons d’accélérer ce projet au cours de l’année prochaine, en utilisant notre système de déclaration en douane, International Postal System et d’autres outils informatiques afin de garantir que les normes applicables sont respectées par davantage d’opérateurs à travers le monde.»
Dans l’intervalle, l’unité de continuité des opérations est passée sous l’autorité du Comité de gestion de la DOP. Elle prévoit de poursuivre ses activités en faveur de l’amélioration des outils élaborés depuis le début de la pandémie, ainsi que la gestion de la base de données EmIS. «Nous continuons également à travailler avec l’OMD pour encourager les autorités douanières à faire preuve de souplesse et à accepter les envois postaux accompagnés de n’importe quel document légitime de l’UPU», a indiqué M. Bousseta.
Appui technologique
Le Centre de technologies postales (CTP) de l’UPU a aidé l’unité de continuité des opérations à atteindre ses objectifs au cours de l’année écoulée. La première tâche du CTP lors de l’apparition de la pandémie a été d’aider les 250 employés de l’UPU à travailler à distance. Il a également dû mettre en place de nouveaux moyens pour soutenir la communauté de l’UPU à distance.
Selon Lati Matata, Directeur du CTP, «le CTP a toujours maintenu un contact physique très étroit avec la communauté de l’UPU par le biais de missions sur place et d’ateliers de formation technique. Les restrictions à la libre circulation dues à la COVID-19 ont eu un effet dévastateur sur cette activité. Les experts en déploiement du CTP se sont donc immédiatement mis à utiliser des outils d’accès à distance. Les centres techniques régionaux du CTP, situés à Bangkok, Dar es-Salaam, Montevideo, Moscou, Rabat et Tunis, ont adopté la même démarche pour soutenir les opérateurs postaux dans leurs régions respectives. Il convient de noter que le CTP et les centres techniques régionaux ont assuré 63 missions de déploiement et de soutien à distance en 2020.»
Le CTP a également lancé une nouvelle plate-forme moderne d’apprentissage en ligne (training.ptc.post ou formation.ptc.post) pour remplacer les possibilités de formation perdues. Afin de soutenir la numérisation rapide des processus postaux, le CTP a accéléré les projets visant à fournir des outils informatiques pour combler les lacunes de la chaîne logistique postale. «Il s’agit notamment d’applications mobiles pour la saisie des données des déclarations en douane des clients, du Domestic Postal System et des capacités d’intégration informatique avec les réseaux régionaux commerciaux et publics pour le transport, le traitement douanier et les paiements postaux», a expliqué M. Matata.
Contrôle de la qualité
L’un des principaux outils informatiques du CTP pour la surveillance du réseau est le système de contrôle de la qualité (QCS). «Le CTP gère le réseau informatique de l’UPU, POST*Net, qui assure le transfert des données relatives aux envois postaux entre tous les opérateurs postaux», a indiqué M. Matata. «Ces données, qui représentent des milliards d’ensembles de données échangés chaque année, sont stockées sur une plate-forme sécurisée gérée par le CTP. Le QCS, qui est construit sur cette plate-forme de mégadonnées, fournit des rapports et des évaluations sur les performances des opérateurs postaux à chaque étape du cycle international de collecte et de distribution des envois postaux.»
Selon M. Matata, le QCS est un outil idéal pour fournir des informations très complètes sur l’état de la chaîne logistique postale. «Le QCS a mis en évidence, par exemple, les effets dévastateurs de l’arrêt des activités sur les lignes de transport postal international pour la chaîne logistique postale mondiale de l’UPU, en particulier pour les postes dans les pays en développement et les pays les moins avancés échangeant de faibles volumes d’envois.»
Selon M. Matata, le QCS produit à présent des rapports et comporte des outils permettant de faciliter le bon fonctionnement de la chaîne logistique postale en mettant en évidence les retards dans le transport et les variations volumétriques. «Le QCS est bien placé pour apporter une valeur ajoutée dans les nouveaux domaines de la sécurité postale et du traitement douanier, tels que l’identification des marchandises dangereuses et les contrôles effectués au moyen des données électroniques préalables pour les envois postaux en transit», a-t-il dit. «Enfin, la prise en charge par la plate-forme de mégadonnées des technologies avancées d’analyse de données et d’apprentissage automatique, combinée avec les rapports du QCS, offre de nombreuses possibilités pour les rapports prédictifs au cours du prochain cycle.»
Le CTP a lancé un programme pilote sur le développement de l’innovation et des partenariats afin de mettre l’accent sur les nouveaux services qu’il peut offrir aux clients. «L’un des avantages tangibles pour les membres est l’intégration de fournisseurs tiers de codes douaniers harmonisés dans le système de déclaration en douane de l’UPU, ce qui permet d’accélérer le processus de dédouanement postal grâce à des informations précises sur la classification des produits», a expliqué M. Matata.
«En outre, afin d’accroître l’efficacité de la collecte et de la distribution à l’intérieur des frontières nationales, le Domestic Postal System pourra être déployé à grande échelle en 2021. Cela permettra aux opérateurs postaux des Pays-membres de l’UPU de traiter les envois postaux nationaux et internationaux au moyen d’un ensemble de systèmes intégrés numériquement, de porte à porte. Il s’agit de l’étape finale pour assurer une numérisation complète de l’ensemble de la chaîne logistique postale de l’UPU», a-t-il conclu.
Cet article a paru dans Union Postale No.1 2021: https://bit.ly/3xJPalT